確定申告の経費の領収書はレシートでもいいの?ない場合は?

領収書

確定申告を控えている個人事業主・フリーランス・副業の皆さんは、経費を積み増すために目ん玉ひんむいて領収書をかき集めていると思います。

税金を1円でも安く抑えるには経費をどれだけ積めるかがキーですから、経費を認めてもらうための支払い証拠となる領収書は、申告者の命綱といっても過言ではありません。

しかし実際のところ……この領収書の決まりって意外とあいまいだったりします。

  • 本当に手書きの領収書じゃなきゃダメなの?
  • 普通にもらえるレシートじゃダメなの?
  • 領収書もレシートも無くした・もらい忘れた場合は諦めなきゃダメなの?
  • 領収書やレシートが発行されない場合はどうすればいいの?

などなど、こちとら命懸かっているわりにはこの辺りフワッとしてますよね?

というわけで、今回は必要経費の領収書についての問題をまとめてみたいと思います。

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領収書が原則

一応原則としては、必要経費の支払いを証明するには『領収書』の発行が必要とされています。

領収書

個人事業主はもちろん、サラリーマンにもおなじみの領収書ですね。

「宛名」と「但し書き」をきっちり書いてもらうように言われている会社も多いと思います。これはもちろん、いつ・どこで・誰に・いくら・何のために支払いをしたのかをきちんと証明するための形式ですね。

原則と言われている以上、全ての経費をこの形式の領収書に不足なく記入して保管しておくことが最も健全なわけですが、実際にそれを完璧にこなしている人ってそういません。

 

宛名は書かなきゃダメ?

まずは「宛名」の問題です。宛名を書かなかったり、宛名を「上様」とする人も多いです。

本来は、宛名をきちんと書かないのはダメです。何しろ領収書の意味は支払いの証明にあるので、宛名がなければ”誰の支払い”かが証明できません。それが簡単にまかり通ったら、他の会社の領収書をいくらでももらってきちゃうことだってできてしまうので。

ーーがしかし、この点も実際には”程度の問題”とされています。

ちょっとした接待飲食費や、細々した備品の領収書などは厳密に宛名がないと認められない、なんてことはありません。

しかし、ウン万円、ウン十万円と高額な経費は、さすがに宛名がないと指摘されたり問題になります。

 

品代も正確に書かなきゃダメ?

品代(但し書き)についても、やはり”程度の問題”だと言えます。

よほど高額なモノでない限りは、「書籍代」や「資料代」、「施設利用料」などざっくりとしたくくりでも問題ないようです。

 

レシートでも大体OK

領収書

領収書をいちいち書いてもらうのが面倒くさいときは、高額なものでない場合は通常のレシートでも大丈夫です。

むしろ、レシートの方が細かな品代が印字されている分、チェックする税務署側の本音としてもレシートの方が好まれるようです。

ただし、レシートは”自分が払った”という証明はできないので、チェックが厳しくなるような高額な経費の場合は、レシートと別に手書きの領収書も確実にもらっておくようにしましょう。

もう1つの注意点は、レシートは感熱紙に印字されているものもあるので、経年によって印字が消える恐れがあります。心配な場合は事前にコピーを取っておけばOKです。

 

とここで、誰もが通るであろう思考回路は、

「宛名がないなら、テキトーに拾ってきたレシートも経費にできるんじゃね……?」

というものですよね。実際にコンビニに行けばレジの横に不要なレシートが山積みになっているわけです。

しかし、言うまでもなく、不正なレシートを必要経費にしたら立派な脱税行為になります。

とはいえ、レシートは”あなたの支払い”だという証明ができないと同時に、”あなたの支払いではない”ということも証明できないので、税務官からすれば見極めができないんですけどね……。

恐らくその点も懸念して、高額なものはレシートではなく領収書が必要になるということなのでしょう。

少額の細々したレシートならちょっとイジるくらいどうとでもできてしまいそうですが(実際にしている人も多数いますが)、あくまで自己責任ということで。

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領収書やレシートが発行されないものは?

中には、領収書やレシートが発行されない支払いもあります。

銀行口座からの支払い

銀行口座からの支払いの場合は、通帳の記載が支払いの証明になるので、領収書やレシートの類いは必要ありません。むしろそれらを必要としない分、管理しやすい支払い方法と言えます。

理想的なのは、事業用の口座を持つことです。現金ではなく口座でお金の出入りを管理することで、経理が非常に楽になります。

事業用の屋号で口座を開くには青色申告の申請をする必要があるので、節税効果と合わせて、ある程度事業の規模がある人は青色申告を検討してみましょう。

 

電車賃や結婚式の祝い金などなど

たとえば、電車の切符代や、仕事関係の結婚祝い金など、レシートや領収書をもらえない支払いもあります。

そういう場合は、『伝票処理』をする必要があります。

文房具屋や100円ショップにも売っている「出金伝票」を使います。

出金伝票

ここに、「支払い日時」「支払い先」「支払い額」「支払い内容」などを記載して、領収書などと一緒に保管しておきます。

伝票処理にしても、やろうと思えばどうとでもウソを書けてしまうわけですが、支払先の記載などから、特に怪しい場合は税務署側も支払い先にウラを取ることができるので、小賢しいことはしないようにしましょう。

 

また交通費に関して、いちいち伝票にまとめるのは面倒だからと、SuicaやPASMOにチャージしたときの領収書をまるまる経費にしたいところですが、チャージした分の交通費が仕事用か私用なのかを判別できないので、あまり好ましくないようです。

数万円分くらいの交通費ならチャージの領収書で通るかもしれませんが、さらに高額になってくるとチェックも厳しくなるので、細かい伝票にまとめる必要性があるかもしれません。

 

領収書やレシートを紛失したり、もらい忘れたら?

トラブル

もし領収書や経費をなくしたり、もらい忘れてしまったとしても、”領収書がない”という理由で諦めてしまうのはまだ早いです。

本来は、支払いの証明手段の1つとして領収書という証明方法が最も確実かつ手っ取り早いから採用されているというだけで、領収書がなければ証明できない=経費にならない、というわけではありません。

究極的を言えば、支払いを立証できるならなんでもいいわけです。もっと現実的に言えば、”国税調査官を納得させることができれば”なんでも良いわけです。

レシートや領収書はない、しかし『支払いの事実』は確かに存在する。そんな場合は、いつどんな内容で誰にいくら払ったのかをまずは明示し、経費に計上してしまっても大丈夫ではないでしょうか(結果的にボツにされるかもしれませんが……)。

国税調査官も、「レシートか領収書がなければ即ボツ、絶対に認めない」なんて頑なスタンスではありません。

とはいえ、数万とか数十万レベルの経費になると、さすがにきちんとした領収書で証明できないと厳しいかと思います。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

節税における最も基本的な対策は領収書集めですから、経費を使ったら必ず領収書なりレシートなりを”その場”で保管するように習慣付けるべきです。

ちなみに私は、もらった場では財布の「領収書・レシートスペース」に一時保管し、財布パンパンに溜まってきたところで、その月分の経費をまとめた封筒にドサッと詰め込んでいます。

几帳面な人だと、1枚1枚を綺麗にスクラップして、月ごと・カテゴリーごとに仕分けしてファイリングしている強者もいますが、個人的には最低限月ごとにまとまっていれば問題ないと思います。

また念のため、万単位を越える経費に関してはレシートのみでなく、しっかり宛名と品代も記載された領収書を確保しておくと確実かと思われます。

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