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確定申告の経費の領収書はレシートでもいい?ない・なくした場合は?

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確定申告を控えている個人事業主・フリーランス・副業の皆さんは、経費を積み増すために目ん玉ひんむいて領収書をかき集めていると思います。

税金を1円でも安く抑えるには経費をどれだけ積めるかがキーですから、経費を認めてもらうための支払い証拠となる領収書は、申告者の命綱といっても過言ではありません。

ただ、この領収書の決まりって意外とあいまいだったりします。

どうなの?

  • 本当に手書きの領収書じゃなきゃダメなの?
  • 普通にもらえるレシートじゃダメなの?
  • 領収書もレシートも無くした・もらい忘れた場合は諦めなきゃダメなの?
  • 領収書やレシートが発行されない場合はどうすればいいの?

などなど、正直しっかり把握している人の方が少ないのでは? 私もよく理解していない部分があったので、必要経費の領収書・レシート問題について色々調べてみました。

というわけで下記では、

  • 領収書とレシートの基本
  • レシートでもいいのか? 
  • 領収書やレシートがでないケースの対策
  • 領収書やレシートをなくした場合の対策

といった点をまとめて解説していきます。

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経費は「領収書」が基本原則 〜領収書とレシートの違い

一応原則としては、必要経費の支払いを証明するには『領収書』の発行が必要とされています。レシートではなく、店員さんに「領収書下さい」と言って発行してもらう下のようなやつですね▼▼

領収書

領収書自体は、個人事業主はもちろんサラリーマンでもお馴染みだと思います。

領収書は形式として「宛名」と「但し書き」をきっちり書いてもらうように言われている会社が多いと思います。これはもちろん「いつ」「どこで」「誰が」「何に」「いくら」の支払いをしたのかをきちんと証明するためで、これらの項目を1枚で証明できるのが領収書となります。

レシートだと「誰が支払ったか」が証明できないため、原則としてはふさわしくありません。

領収書とレシートの違い

  • 「領収書」
    →必要事項は全て証明できる。ただし合計額しか記載しないので品目の詳細が分からないデメリットも。
  • 「レシート」
    →誰が支払ったかが証明できない。ただし細かい品目まで明記されている利点がある。

原則として領収書で証明すべきとされていますが、そこまで高額な経費でなければ細かい品目まで分かるレシートの方がむしろ好まれたりもします(※後述)

宛名は書かなきゃダメ?

まずは「宛名」の問題です。
宛名を書かなかったり、宛名をテキトーに「上様」とする人も多いですよね。

本来は、宛名をきちんと書かないのはダメです領収書の意味は支払いの証明にあるので、宛名がなければ”誰の支払い”かが証明できません。それが簡単にまかり通ったら、他の会社の領収書をいくらでももらってきちゃうことだってできてしまうので。

ーーがしかし、この点も実際には”程度の問題”とされています。

ちょっとした接待飲食費や、細々した備品の領収書などは厳密に宛名がないと認められない、なんてことはありません。

しかしウン万円、ウン十万円と高額な経費になると、さすがに宛名がないと指摘されたり問題になります。

品代も正確に書かなきゃダメ?

品代(但し書き)についても、やはり”程度の問題”だと言えます。

よほど高額なモノでない限りは、「書籍代」や「資料代」、「施設利用料」などざっくりとしたくくりでも問題ないようです。

何万、何十万単位の領収書に関しては、但し書きもできるだけ具体的に書いておいた方が税務署からツッコまれる可能性を抑えられます。

領収書でなくレシートでも大体OK

領収書

むしろレシートの方が好まれる

領収書をいちいち書いてもらうのが面倒くさいときは、高額なものでない場合は通常のレシートでも大丈夫です。

むしろ、レシートの方が細かな品代が印字されている分、チェックする税務署側の本音としてもレシートの方が好まれるようですね。

ただし、レシートは”自分が払った”という証明はできないので、チェックが厳しくなるような高額な経費の場合は、レシートと別に手書きの領収書も確実にもらっておくようにしましょう。

もう1つの注意点は、レシートは感熱紙に印字されているものもあるので、経年によって印字が消える恐れがあります。心配な場合は事前にコピーを取っておけばOKです。

他のレシートを拾ってくるのはNG

ここまで説明すれば、誰もが「宛名がないなら、テキトーに拾ってきたレシートも経費にできるんじゃないの……?」と思ってしまいますよね。実際にコンビニに行けばレジの横に不要なレシートが山積みになっているわけです。

しかし、言うまでもなく、不正なレシートを必要経費にしたら立派な脱税行為になります。

とはいえ、レシートは”あなたの支払い”だという証明ができないと同時に、”あなたの支払いではない”ということも証明できないので、税務官からすれば見極めができないんですけどね……。

恐らくその点も懸念して、高額なものはレシートではなく領収書が必要になるということなのでしょう。

少額の細々したレシートならちょっとイジるくらいどうとでもできてしまいそうですが(実際にしている人も多数いますが)、あくまで自己責任ということで。

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領収書やレシートが発行されないものは?

中には、領収書やレシートが発行されない支払いもあります。

銀行口座からの支払い

銀行口座からの支払いの場合は、通帳の記載が支払いの証明になるので、領収書やレシートの類いは必要ありません。むしろそれらを必要としない分、管理しやすい支払い方法と言えます。

理想的なのは、事業用の口座を持つことです。
現金ではなく口座でお金の出入りを管理することで、経理が非常に楽になります。

事業用の屋号で口座を開くには青色申告の申請をする必要があるので、節税効果と合わせて、ある程度事業の規模がある人は青色申告を検討してみましょう。

電車賃や結婚式の祝い金などなど

たとえば、電車の切符代や、仕事関係の結婚祝い金など、レシートや領収書をもらえない支払いもあります。

そういう場合は、『伝票処理』をする必要があります。

文房具屋や100円ショップにも売っている「出金伝票」を使います。

出金伝票

ここに、「支払い日時」「支払い先」「支払い額」「支払い内容」などを記載して、領収書などと一緒に保管しておきます。

伝票処理にしても、やろうと思えばどうとでもウソを書けてしまうわけですが、支払先の記載などから、特に怪しい場合は税務署側も支払い先にウラを取ることができるので、小賢しいことはしないようにしましょう。

交通費でSuicaやPASMOのチャージ領収書はダメ?

交通費に関しては、いちいち伝票にまとめるのは面倒だからとSuicaやPASMOにチャージしたときの領収書をまるまる経費にしたいところですよね。しかし税務署からすると、チャージした分の交通費が仕事用かプライベート用なのかを判別できないので、あまり好ましくないようです。

数万円分くらいの交通費ならチャージの領収書で通るかもしれませんが、さらに高額になってくるとチェックも厳しくなるので、細かい伝票にまとめる必要性があるかもしれません。

領収書やレシートを紛失したり、もらい忘れた場合の対策

トラブル

もし領収書やレシートをなくしたり、もらい忘れてしまったとしても、”領収書がない”という理由で諦めてしまうのはまだ早いです。

領収書やレシートというのは、支払いの証明手段の1つとして最も確実かつ手っ取り早いから採用されているというだけで、「領収書がなければ証明できない=経費にならない」というわけではありません。

究極的を言えば、支払いを立証できるならなんでもいいわけです。もっと現実的に言えば、税務署を納得させることができれば何でも良いわけです。

主な対策として4つ挙げておきます。

1. お店に領収書を再発行してもらう

商品など購入したお店には購入データは残っているはずなので、物理的には領収書を再発行してもらうことは可能です。

ただし、多くのお店ではそんな面倒なことしたくないので断られるところが多いでしょう。それ以前に「領収書は再発行できません」と領収書に注意書きしているケースも多いです。

あるいは企業によっては、領収書の代わりに「領収証明書」「支払い証明書」という書類を有料で発行してくれるところも一部あります。再発行がダメならこちらも合わせて聞いてみましょう。

2.  出金伝票で代用する

前述した通り、出金伝票は本来レシートや領収書が貰えないケースで支払いで利用するものです。レシートや領収書が再発行もできない場合は、”ダメもと”で出金伝票で代用するのも一つの手です。

ただし、出金伝票はどうとでも書けてしまうので証拠能力はかなり低いです。税務調査でツッコまれたら却下される可能性も高いので覚悟しておきましょう。

3. その他、支払いが証明できる材料を探す

もしくは、レシートや領収書のほかに「支払いをした」という証拠が出せないか模索しましょう。法律的な証拠能力がなくとも、税務担当者に納得してもらう材料があれば十分です。

ぶっちゃけてしまうと、経費の認定なんてその税務担当(調査官)次第なところが多いので、何とか説得できそうな材料を出して「確かに経費で使ったんだ、信じてくれ!」とプレゼンしましょう。

4. しれっと経費計上して、税務調査が入らないことを祈る

最後の手段ですね。もうダメもとで経費計上してみて、ツッコまれないことを祈りましょう。

ポイント

ひとまず税務署としても「レシートか領収書がなければ即ボツ、絶対に認めない」なんて頑なスタンスではありませんので(人にもよりますが)、ないからと言って早々に諦めてしまうともったいないですよ。

とはいえ、数万とか数十万レベルの経費になると、さすがにきちんとした領収書で証明できないと厳しいでしょう。あくまでケースバイケースですが。

 

領収書やレシートはクラウド会計で管理しよう

領収書やレシートは保管しておくのも当然ですが、もらったらすぐにクラウド会計にデータとして取り込んでおきましょう。

私が使っている「 freee(フリー) 」では、レシートをスマホで撮影するだけで内容を自動推測し、経費データとして取り込んでくれるので超絶便利です。

勘定科目も自動で仕分けしてくれるます。

(PCの管理画面だとこんな感じ)

経費を使ったときは、なるべくその場でサクッと領収書やレシートを撮影してfreeeに取り込んでおきましょう。そうすれば、年度末になって領収書をひっくり返して電卓を叩く手間もなくなります。

また、クレジットカードやキャッシュカードを登録しておけばカードを使うたびにお金の入出金を自動で集計してくれます。経費は登録したクレジットカードで支払うようにすれば、freeeが自動的に帳簿に記録しておいてくれるので、いざという時に助かりますよ。

レシートや領収書は保管義務もありますが、とくにレシートは感熱紙なので経年変化で見えなくなったりするので、アナログだけでなく必ずデジタル(クラウド会計)にも保存しておきましょう。

クラウド会計は必ず利用しよう!

フリーランスや個人事業主でまだクラウド会計を使用していない人は、今年から必ず導入しておきましょう。経費が簡単に管理できるだけでなく、これ一つで確定申告が泣けるほどラクになります。

freeeは30日間は無料でお試し利用できるので、まだの人はぜひお試しあれ。

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まとめ

細かな経費はレシートで十分ですが、万単位になる経費は領収書をきっちり貰っておいた方が安心ですね。高額なものほど不足情報があるとツッコまれやすいので、宛名や但し書きも具体的に書いた方がベターです。

万が一レシートなどがない場合、なくした場合でも、何とか別の材料で支払いが証明できないか模索してみましょう。どうしてもなければダメもとで経費計上してみて却下されたら大人しく取り下げるスタンスでいいと思いますけどね(個人事業ならそこまで深くツッコまれることも少ないかと)。

何にせよ今はもうアナログではなくクラウド会計全盛の時代なので、レシート取ったらパシャっと写真とって freee(フリー) に取り込んでおく習慣をつけておきましょう。

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