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【確定申告】個人事業主の必要経費は実際どこまで落とせるのか?

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確定申告の際、個人事業主やフリーランスの方が絶対に気になるのが、”ぶっちゃけ経費はどこまで落とせるのか?”という点です。

所得税(ひいては住民税も)というのは事業所得にかかる税金で、その事業所得は『売上 ー 経費』で算出されるので、根本的に税金を減らすには、

  • 「売上を減らす」
  • 「経費を増やす」

この2択しかありません。

売上を下げるということは事業を縮小させることになりますし、そもそも売上は自分でコントロールできません。そう考えると、節税対策とは基本的に、自分でコントロールできる『経費』をいかに効果的に積み上げるかが肝になります

とはいえ、事業主は会社員とは違うので、経費も自分のお金には変わりありません。税金を安くするためにバンバン経費を使って自分のお金が減っていったら元も子もないですよね。

(ぶっちゃけてしまうと)大切なのは、いかに『実際は半分プライベート目的で使った領収書』つまり生活費を、必要経費という”建前”で計上できるか、という点です。

ということで、今回は『経費はどこまで落とせるのか?』についてまとめてみたいと思います。人件費や外注費など当たり前なものではなく、「判断が曖昧な経費」に注目してピックアップします。

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必要経費の線引きは非常に曖昧なグレーゾーン

クエスチョン

経費について語る前提として抑えておきたいポイントは、”必要経費かどうかのラインは非常に曖昧で、認められるかどうかも人によって違う”という点。いわゆるグレーゾーンです。

同じ領収書をとっても、事業主によって、事業内容によって、担当調査官によっても結果は変わってくるということです。

口からでまかせではありませんが、『これは仕事のために使いました』と言い張れるだけの”こじつけ力”で、計上される経費の額は大きく変わってくると言っても過言ではありません。

なので基本スタンスとしては、ダメでもともと、強気に経費を乗っけて出してみればいいと思います。中にはクレームがついて却下される領収書も当然出てくるかもしれませんが、そう言われたら取り下げればいい。そのうち何割かでも認められればラッキーくらいのスタンスで計上しましょう。

代表的な必要経費の候補

ということで、必要経費として計上できる(または微妙な)代表的な項目を見てみましょう。

家賃

単純かつ最も金額の大きい経費候補は、何と言っても家賃です。とくに自宅の家賃ですね。

賃貸住宅に住んでいる個人事業主やフリーランサーは自宅で仕事をしているので、当然経費として通すことができます。実際にはノマドワーカーでカフェなどで仕事していたとしても、そこはどうとでも言えることです。

しかし、家賃の全額を経費にするのは難しいです。

事務所のように、”完全に仕事用途でしか使っていない”場合ならまだしも、自宅は日常生活にも使われていますよね。なので議論の対象となるのは、生活スペースと仕事スペースの割合になります。

とはいえ、仕事部屋とそれ以外の部屋が分かれているなら分かりやすいですが、ワンルームや1Kの部屋では仕事スペースの占有率を明確なパーセンテージで図るのは不可能です。なので、ぶっちゃけ家賃に関しても明確な基準はありません。

 

なら、家賃の何%を経費に計上したらいいんだ?

ということになるわけですが、色々な確定申告の本を参考にしてみると、おおよそ家賃の5〜6割程度が目安になるようです。もちろんこれは平均的な目安なのであくまで参考に、各々のケースを考慮してみてください。

仮に4畳一間でテーブルにパソコンしかないWebプログラマーなんかは、家賃8割を経費にしても大丈夫かと思います。(担当する調査官の判断にもよりますが)

私も実際に1Kでパソコン仕事をしているのですが、家賃の5割を経費で計上しています。今のところは何を言われたことはありません。

また、自宅以外に事務所を構えている場合でも、自宅分の何割かを家賃に計上できるケースもあるようです。建前としては、『自宅でも常にパソコンを使って情報収集しているから』とか『自宅でも残り仕事をしているから』とかですかね。

この場合はさすがに5〜6割の計上はボツになると思いますが、はじめは3割程度で攻めてみて、ダメなら2割に落としてーーというような交渉術で挑んでみてはいかがでしょうか?

家賃経費のまとめ

  • 家賃を全額経費は厳しい
  • 仕事スペースと住居スペースの割合で決める
  • 平均は5〜6割程度で。
  • 別に事務所を持っていても、理由があれば自宅の家賃も多少上乗せ可能

光熱費やスマホ・携帯代

この辺りの雑費も、割合に応じて経費に計上することができます。

割合の増減は、”どれだけ仕事に必要となっているか”の建前によって決まってきます。仕事の営業やコミュニケーションで頻繁に電話を使用する人は携帯代の多くを経費にすることが出来ますし、夜間に自宅で仕事をしている人はその分だけ電気代を多く計上できるでしょう。

しかし、判断が分かれるのが水道代やガス代です。これらについては税金本によってはボツと断言しているものもあります。いざ税務署からツッコまれたときに「水やガスの使用が仕事上必要なんだ!」とアツいプレゼンを披露できる人は、計上してみても良いと思います。税務官を納得させることができたら儲けモンです。

光熱費・スマホ代経費まとめ

  • 仕事でどれだけ使用しているかで割合を決める
  • 水道代とガス代は仕事上必要な理由がないので基本難しい

飲み代・飲食代などの接待交際費

個人事業主やフリーランサーには、税務上の接待交際費の限度額がないので、事実上はいくらでも交際費を経費にすることができます。(法人の場合は、不可能であったり縛りがあったりします)

『交際費』の範囲はかなり広く、仕事仲間などとの飲み会などはもちろん、仕事関係のゴルフや釣りなども接待交際費として経費に計上できます。

ここで誰もが考えるのが、『仕事関係ない友人や交際相手との食事なんかも、名目上ウソをついて経費にできないか?』という問題ですが、これもぶっちゃけると”どうとでもウソをつける”と言えてしまいます。

ただし、税務調査官も接待交際費については当然ウソをついてくるモノとして一際厳しい目で見ているので、あまりに頻度が多かったり高額だったりするとツッコまれる可能性も高いです。

あくまでウソをつかないのが前提ですが、接待交際費については怪しまれないように、領収書に日時・接待内容・相手との関係などを記しておくことが必要です。

レシートの裏面とかに直接メモすると経年変化で消える可能性があるので、私は freee(フリー) (クラウド会計)で領収書データにメモしておいています。

接待交際費まとめ

  • 個人事業主は事実上上限はない(法人は制限あり)
  • 嘘つき放題なので、税務署でも一番厳しくチェックされる項目
  • レシートに「いつ」「だれと」「どんな目的で」使った交際費なのかメモしておくべし。

旅行費・取材費

旅行費・取材費も経費で落とせれば大きな金額になります。当然ですが、条件として『事業に関係あること』が必要なのは言うまでもありません。

インタビュー・取材のための旅行だったり、買い付け商品の視察・交渉目的の旅行だったり、ロケハン取材が目的の旅行だったり。建前としては何とでも言えますが、何かしら『仕事に関係している』と納得してもらえる『材料』を用意することが必要です。

金額が大きくなるほど調査官の目も厳しくなるので、口頭で説明するだけでは足りないかもしれません。例えば実際の取材レポートだったり、何かしらの”成果物”を示すことができれば大きなポイントになります。

旅行費まとめ

  • 仕事に関係していることが条件
  • 金額が大きくなるとツッコまれたときに口頭説明では足りず、何かしら事業に使った実物の材料(レポートやインタビュー資料など)が証拠として必要になることも。

ガソリン代

移動に使うガソリン代は、完全な社用車なのか自家用車なのかで変わってきます。

法人化していて完全な社用車を使っている場合は、基本的にガソリン代は全額経費に計上可能です。ガソリン代だけでなく、自動車税や保険料も当然経費にできます。

自家用車でプライベートにも仕事にも使っている個人事業主であれば、事業に使用している割合に応じてガソリン代の一部を経費計上することになります。

ガソリン代まとめ

  • 完全な社用車であれば全額計上可能
  • 自家用車の場合は使用割合に応じて計上

備品・雑費など

パソコンやデスク、文房具からソファに至る備品類ももちろん経費に計上できます。これも当然ですが、”事業で使うまたは関連する”という条件付きです。

もう1つ、備品を買うときの注意点は、”10万円未満のもの”にしなければ一括償却できないという点です。

10万円未満の備品は全額その年分の経費に計上できますが、白色申告の場合は10〜20万未満の備品は3年間の均等償却(15万円なら3年間で5万ずつ)となり、20万以上のものになると減価償却資産として、耐用年数によって減価償却しなければなりません。

要するに、丸まる全額経費にしたいなら10万円までの備品に限りますよーということですね。

備品経費まとめ

  • 事業で使うものならOK
  • その年に全額を一括計上できるのは10万円未満
  • 白色申告の場合、10万〜20万は3年で均等償却、20万以上のものは耐用年数によって減価償却。

参考減価償却とは何だ?知っておきたい耐用年数と2つの計算方法

青色申告者限定の経費計上パターン

青色申告者に限って利用できる経費もあるので見てみましょう。

備品代の全額計上が30万円まで

白色申告では備品代の全額を一括計上するには『10万円未満』という条件がありましたが、青色申告では、『年間の備品総額が300万円まで』なら、30万円未満の商品を全額で一括経費計上することができます。

これを「少額減価償却資産の一括償却」と言います。

これを利用すると、例えば年末になって「ヤバい、今年は利益が出過ぎてる……このままだと税金が……」なんて自体に気づいた時に、パソコンや電子・家電製品(事業に関係ある)など30万未満分だけお買い物することで、土壇場で経費を一気に積み増すことも可能です。

青色限定の備品代経費

  • 30万未満の商品ならその年に全額計上できる。
  • ただし、年間の備品総額300万円が上限

家族に給料を払う

「専従者給与」と言って、妻や子供など家族に事業の手伝いをさせて給料を払うことにより、給料分を事業経費に計上できる仕組みです。仮に奥さんに月30万の給料を渡すとして、年間で400万弱の莫大な経費を積み増すことが可能です。

給与支払い対象になるには、

  1. 事業者と生計を共に立てている
  2. 年齢15歳以上

という2つの条件がつきます。

給料の額に上限はありませんが、事前に給料の”上限額”を届け出によって提出する必要があります。この際、給料額が勤務内容に対して明らかに高額な場合など適正でないと判断されたら却下されます(例えば「書類整理」に対して毎月50万の給料など)。つまり、経費を大幅に増やすために家族に莫大な給料を払うのは禁止技です。

また、白色申告者であっても一定の条件を満たせば家族に給料を払うことは可能です。しかし白色申告の場合は給料額に限度があり、配偶者に対しては年間86万円、子供など他の親族に対しては年間50万円までが、事業経費として控除できます。

白色申告者の場合

  • 配偶者:年間86万円まで
  • 子供や他親族:年間50万円まで

この専従者給与も大きな節税対策の1つであり、”書類上は”家族に給料を与えている個人事業主も多くいます。

奥さんなどを「専従者」とするのは意外に簡単で、帳簿記入など事務作業を手伝ってもらったり、電話番をしてもらったり軽度な作業をしてもらうだけで済みます。

それに給料を払うと言っても、同一生計の家族なのだから、実際にはお金がただ夫婦の財布を移動するだけの話です。それだけで年間数百万円(青色なら)の経費を増やすことが出来るなら、使わない手はありませんよね。

しかし1つ注意が必要なのは、奥さんや子供などを専従者にする場合、”他の仕事などがあり本業と言えない場合”は対象として認められません。例えば日々のスケジュールの半分以上でパートをしていたり、学業をしている場合などです。

また、専従者給与を与える場合は、奥さんなら配偶者控除、子供なら扶養控除は外れてしまうことも忘れてはなりません。

専従者給与まとめ

  • 家族に事業の手伝いをさせて給料を払うことで、その給料分を経費にできる
  • 「事業主と同一生計」「15歳以上」が条件
  • 他に「本業」がある場合はNG
  • 白色申告の場合は計上できる金額に上限あり
  • 給料を与える場合、配偶者なら配偶者控除、子供なら扶養者控除は外れるので注意

経費はクラウド会計で一括管理しよう

使った経費は領収書を保管しておくのも当然ですが、クラウド会計でサクッと管理しておきましょう。私が使っているのは「 freee(フリー) 」です。業界シェアトップでありとくに個人事業主向けですね。

領収書をスマホで撮影するだけで、経費を自動で取り込んでくれるので超便利です。

もちろんクラウド会計なので、スマホやパソコンやタブレットなどどこからでも管理できます。

PC画面だとこんな感じですね↓

今までの会計ソフトだとコツコツ領収書を整理して保存して、領収書を一つ一つ見ながら入力していくという超面倒くさい作業でしたが、クラウド会計が誕生した今では、スマホで撮影してワンクリックすれば自動で仕訳が作成されるというお手軽さです。

経費を使ったときは、なるべくその場でサクッと領収書を撮影してfreeeに取り込んでおきましょう。そうすれば、年度末になって領収書をひっくり返して電卓を叩く手間もなくなります。

 

また、「全自動」が売り文句であるfreeeは、クレジットカードやキャッシュカードを登録しておけばカードを使うたびにお金の入出金を自動で集計してくれます。

経費やお金の入出金を日頃からfreeeでしっかり管理していれば、もう私たちは何もすることがありません。

申告書類の作成も全てfreeeがやってくれます。

まったく素晴らしい時代になりましたね。

※個人事業主でまだクラウド会計を使用していない人は必ず導入しておきましょう。これ一つで確定申告が死ぬほどラクになります。

1ヶ月は無料でお試し利用できるので、まずは気軽にfreeeの威力に触れてみてください。感動で涙が出ますよ。

まとめ

こうして見ると実に色んなものがやり方次第で経費に出来るわけですが、やはり重要なキーとなるのはいかに事業と関連付けるかという点です。

その辺りの判断は納税者の主観によるものなので、前に述べたように、最初はダメもとで強気に経費を積み上げてみて、「ボツです」と言われたらボツ、認められたらラッキーという姿勢で良いと思います。

むしろ、調査官に指摘されたりするのが怖くて変に弱気になり、本来は経費として認められたモノも引っ込めてしまうようだと結果的に損してしまいます。

というわけで、経費に関しては”常識の範囲内”でどしどし積極的に積み上げていきましょう。

参考 >> 無料から使えるクラウド会計ソフトfreee(フリー)

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