ビジネスメールの書き方は基本構成をマスターすればカンタン!

手紙

ビジネスメールを書くのが苦手という人は、きちんとした「書き方」を学んでいないからかもしれません。

ビジネスメールには「型」があります。その基本的な構成の型さえ覚えてしまえば、あとは状況に応じて型にあてはめるだけで自然とビジネスメールを作成することが可能です。

起承転結をしっかり踏まえた物語が分かりやすいように、ビジネスメールも各構成要素を踏まえることで一段とそれらしくなるのです。

ビジネスメールの構成は、「ヘッダー」「前文」「本文」「結び」「署名」の5つの要素から成ります。

各構成要素の役割をきちんと押さえることで、自然で正しいビジネスメールを書けるようにしていきましょう。

 

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ビジネスメールを形成する5つの構成要素

パソコン

まずは、実際にビジネスメールの例文を見てみましょう。

メールは「ヘッダー」「前文」「本文」「結び」「署名」の5つの要素から構成されます。

■ヘッダー
送信者名:山田太郎 yamada@example.com
TO:”株式会社TATOEBA企画部 佐藤様” sato@example.com
件名:山田です。本日のお打合せありがとうございました。

■前文
株式会社TATOEBA企画部 佐藤様

いつもお世話になっております。
フリーライターの山田です。

■本文
本日は、お忙しい中、お打ち合わせのお時間いただきありがとうございました。
企画の方は再度ブラッシュアップし、修正を加えて次回7月15日のお打ち合わせで提出させて頂きたく存じます。

(以下、本文略……)

■結び
お待たせして申し訳ありませんが、
引き続き、よろしくお願い致します。

============================================
■署名
フリーライター
山田太郎
〒×××-×××× 東京都杉並区◯◯◯
TEL 080-××××-××××
mail yamada@example.com
ホームページ http://www〜〜
============================================

以上が基本的な構成になります。パッと見ても直感的に分かりやすいですよね。

というわけで、各要素についてもう少し詳しく見ていきましょう。

 

ヘッダー

ヘッダーは、メールの一番上に表示される部分です。一般的に「送信者名」「宛先」「件名」の3つが基本です(ソフトによって多少の違いあり)

うち「送信者名」と「宛先」については特に問題ないと思いますが、重要となるのが「件名」です。

まず件名は、メールの用件がある程度具体的に分かるように決める必要があります。

抽象的な単語やあまりに短い文(ご相談、ご連絡、お疲れさまです、など)だと、一目見てなんのメールだか分かりにくい上に、同じような件名の別人メールが受信ボックスに並んだ際に見分けにくいので、件名は「氏名+具体的な用件」の形式がベストです。

また、メールのやりとりをする中で、返信する際に件名が「Re:元の件名」という形になります。

この「Re:」は、一昔前は失礼にあたるとして件名を変えることが推奨されていましたが、現在ではさほど気にすることもなくなってきているようです。

件名を変えた方が良いケースとしては、メールをやりとりする上で議論の対象が変わっていった際などです。メールは後々読み返すことも多いので、そうしたときに件名を分かりやすくつけておくと探し出しやすくて便利です。

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前文

前文はメール本文への導入部です。「宛名」「はじめの挨拶」「名乗り」「前置き」の4つが基本です。

まず「宛名」ですが、これは「相手の会社名 氏名」が基本です。会社名は◯◯”株式会社”まで略さず書き、氏名には「様」という敬称を使います。(組織宛ての場合は「御中」)

次の「はじめの挨拶」は、宛名から1行あけるのが基本です。挨拶といっても形式ばったものではなく、「いつもお世話になっております」「ご無沙汰しております」「はじめまして」など、オーソドックスなものでOKです。

挨拶に続いて「名乗り」では、「◯◯の山田です」と自分を名乗ります。

そして名乗ったあとは、1行あけて「前置き」を入れるとベターです。本文に行く前に、「この度は◯◯の件でご連絡させていただきました」など、一つ手短なクッションを挟むことでスムーズに本文に入れます。

 

本文

本文は、文字通りメールのメイン部分です。ここではライティングスキルそのものが問われますが、基本的に心掛けたいことは「分かりやすく」そして「見やすく(読みやすく)」ということです。

「分かりやすく」という点では、5W1H(いつ、どこで、だれが、なぜ、なにを、どのように)を意識しましょう。

「見やすく読みやすく」という点では、文章が蓄積しないように適切に改行を入れ、句読点も過度に入れすぎたり少なすぎたりしないよう気をつけましょう。また、箇条書きでポイント部分を列挙するなどして、余分な説明文を省くのも効果的です。

ちなみに一般的な目安として、1行の文字数は25〜30程度が読みやすいとされています。

 

結び

結びは、メールの「終わりの言葉」です。唐突な印象でメールが終わらないよう、最後に結びで締めることが必要です。

最も一般的なひな形は「よろしくお願いいたします」でしょう。そこに「何卒」「今後とも」「引き続き」「確認のほど」など内容に沿った装飾を施せばOKです。

最後の結びは、たった一言かもしれませんが、相手への印象に大きく左右する大事な要素です。

 

署名

会社員はもちろんのこと、フリーランスの人でもメールの末尾に自分の署名をつけている人が多いと思います。

会社員の場合は企業ごとの署名ルールがあると思いますが、フリーランスの人はメールソフトなどで自由に署名を作ることになるので、その際にいくつか注意が必要です。

それは「シンプルであること」と「必要以上の情報を載せない」という2点です。

まずシンプルということで、過剰なデコレーション、または「♪」や「☆」などキラキラ文字を使用するのはビジネス上よろしくありません。

また、罫線の形をデザイン的にこだわる人がいますが、受信者側の環境によってレイアウトは大きく崩れる可能性があるので、あまりゴチャゴチャした線ではなく、ここもシンプルイズベストです。

「必要以上の情報を載せない」ということですが、署名に載せている情報というのは、基本的に受けた側がアクセスしてよいと見なされます。

電話番号やアドレスなどは必須ですが、無意味に住所やブログ・HPのURLまで載せるのは控えた方が良いかもしれません(もちろん、アクセスしてもOKなら別ですが)

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

以上のように、「ヘッダー」「前文」「本文」「結び」「署名」の構成要素を押さえておけば、あとはメール内容に応じてアレンジするだけで立派なビジネスメールを作成できます。

ストーリーの起承転結のように、ビジネスメールの5要素にもそれぞれに意味と役割があります。

ビジネスメールを書くときに手が止まってしまう人は、一度メールを5つのパートに分解し、それぞれの要素ごとにクリアしていけばスムーズに進むと思います。

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