こんなビジネスメールは嫌われる!代表的NGな書き方10選

メール

 

ビジネスシーンにおけるコミュニケーションツールとしてすっかり主力となった「メール」。

近年は連絡手段として電話よりもメールを好むビジネスマンも増え、とくに若い世代はちょっとのことならLINEで済ませてしまう人もいて話題になっています。

スマホの登場でビジネス用のEメールも片手で気楽に打てる時代になりましたが、みなさんは「ビジネスメール」を正しく使いこなせているでしょうか?

今回は、「こんなビジネスメールは嫌われる!」と題して、ビジネスにおいては絶対にNGなメールのパターンをご紹介します。

 

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こんなメールは嫌われる10選

1. 命令形メール

  • 「〜なので、対応してください」
  • 「〜までに原稿をご送付ください」

意外とよく使われているのが、「〜してください」という命令形のメールです。口調こそ敬語ですが、内容としては相手に強制をしいる文脈なのですこぶる印象を悪くします。

「〜してください」だと命令口調が強いので、あくまで”お願いする”ように語尾を整える必要があります。

  • 「〜なので、対応していただいてもよろしいでしょうか?」
  • 「〜までに原稿をご送付頂くようお願い致します」

といった具合です。

2. 文章詰め込み放題メール

◯◯様

いつも大変お世話になっております。××の△△です。先日は共催セミナーの企画書をご送付頂きありがとうございました。ただいま内容の方を確認中ですので、意見がまとまり次第、来週の月曜日までにお電話かメールにてご連絡致します。今後とも引き続きよろしくお願いいたします。

改行とか知らないパターンですね。これでは読む方が疲れてしまいます。

ビジネスメールは作文ではないので、文章はもちろんのこと見た目のレイアウトも非常に大切です。文章が蓄積する前に改行を打って適当なスペースを取り、全体的に広く見やすい文章構造を心がけましょう。

3. 思いますメール

誰でもつい使ってしまいがちなのが「〜だと思います」メールです。

  • 「〜は可能かと思います」
  • 「〜で問題ないと思います」

無意識に使ってしまっている人が多いのですが、「〜と思います」という表現は、”断定はしませんけどね”というある種の責任逃れととれるニュアンスを含んでいます。

取引上の責任が及ばない個人的な事に言及する際にはOKですが、仕事に関係することに言及する際は控えた方が良いでしょう。事後になって「”思います”とは言いましたけど、絶対にとは言ってませんよ」なんて言い訳は一発アウトです。

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4. 詰問メール

  • 「例の件はどうなっているのですか?」
  • 「内容として少しおかしいのではないですか?」

などなど、相手側に何か不備やミスがあった場合には、ついつい詰問するような口調になってしまうので注意が必要です。メールで怒りを表す必要はありません。もし相手がどうしようもない人であれば、そっと今後の付き合いを控えれば良い話です。

  • 「期限が過ぎていますが、ご予定の方はいかがでしょうか?」
  • 「内容の方をいま一度確認させていただけますでしょうか?」

といった感じに和らげた方がベターです。

5. ケンカ上等メール

  • 「ご返答をずっと待っているのですが、いつになったらご連絡頂けるのでしょうか」
  • 「こちらとしても困っています。至急ご連絡お願いします」

自分の思い通りに事が進まない場合や、約束通りに進まない場合など、どうしても催促したくなる気持ちになるのは分かります。しかし、そこは焦りや怒りをグッと抑えて、まずは相手の事情や状況を確認するようにしましょう。

状況はいかがでしょうか?
現在まだ確認のメールが頂けていない状況ですので、念のためにご連絡をさせて頂きました。

といったような表現に変えてみてはいかがでしょうか。

文章というのは不思議と書いているうちに気持ちが入り込みやすいものです。一度書いた文章を時間が経ってから読み返してみると読めたもんじゃないと顔を赤くしたことはありませんか?

気持ちがアツくなって書いた文章は、一度冷ましてから再度確認した方が賢明です。勢いのまま送信ボタンを押す前に、ちょっと一息コーヒーでも飲みましょう。

6. 無礼メール

  • 「どうもです!」
  • 「素晴らしい企画書ありがとうございました!(^▽^)」
  • 「その件はこちらでやっておきますねー」

社会人に成り立ての新人よりも、ある程度仕事に慣れはじめた中堅ビジネスマンほど多用しがちなのが上のようなくだけたメールです。

顔文字や記号、ネットスラングなどは論外のこと、「〜ね」という表現もちょっと慣れ慣れしい印象を与えてしまいます。もちろん、程度こそ相手との間柄にもよりますが、ビジネスメールである以上は基本的で最低限のマナーになります。

7. 自分用語・自社用語メール

自分の中では、あるいは自社の中では当たり前に使われている用語でも、よそでは全く通用しないケースもあります。

  • 「”なるはや”でお返事致します」←なるべく早くの意
  • 「原稿の方、”五月雨(さみだれ)”で頂けると助かります」←できた順から次々との意

上のような用語は実際に使われているものですが、分からない人は「?」となります。自分の常識が外でも常識だと思い込んではいけません。

また、「コミットメント」「エビデンス」と言ったような横文字のビジネス用語を多用するのも好ましくありません。単語の意味が分からない人も当たり前にいますし、そもそも業界ごとに違う意味で使われているワードもあるので下手をすると誤解を招きかねません。

 

8. 件名雑メール

  • 「件名:お礼」
  • 「件名:ありがとうございます」
  • 「件名:打ち合わせのことですが」

件名がザツで手抜きなメールもよく見かけます。一日に何通ものメールが受信されるメールボックスの中で、最初に目がつくのが送信者と件名なので、非常に重要な要素です。

件名が単語であったり、または文章の書き出しのような件名だと、最悪の場合は迷惑メールと勘違いされて開封されないというケースすらあり得ます。

件名が果たす役割は、「何の用件についてのメールか」というメールの趣旨を端的に伝えることです。そのために内容を推測できる適切なキーワードを含めた件名が好ましいです。しかし、あまり長くなりすぎるのは逆効果なので、長くても20字程度に抑えておくと良いでしょう。

9. テンプレートメール

ビジネスメールには、冒頭の書き出しや、文章の結び、文末の締めなど、多くのフォーマットやテンプレート(定型文)があります。

しかし、毎回まいかい同じような定型文を使っているとどのメールも同じように見えてしまい、たとえお礼のメールであっても機械的に見えてしまいます。

メールはただ送るだけでは相手に気持ちは伝わりません。定型文をベースにするのはありですが、そこに自分の言葉を上乗せしないことには相手の心には響きません。

10. 長文メール

長い。

ただただ長い。

そんなメールは一発で嫌われます。

ビジネスメールの基本は、「短く」「簡潔に」「分かりやすく」です。

同一メール内に複数の用件を詰め込まず、真に伝えるべき用件だけに絞りましょう。

また、用件の中にポイントが複数ある場合は、ダラダラと文章で説明するのではなく、箇条書きにしてすっきりまとめるなどの工夫も必要です。

いかがでしたでしょうか?

ビジネスメールも、仕事に慣れてくればくるほど無意識に手を抜いてしまいがちです。ひょっとすると、今も気づかぬうちに送信先の誰かにネガティブな印象を与えてしまっているかもしれません。

これを機会に嫌われメールのポイントをチェックし、正しくマナーのあるビジネスメールを使いこなせるよう意識していきましょう。

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