これさえ気を付ければ大丈夫!マイナンバーの取り扱い方まとめ。

カード

他人事だったマイナンバーも、2015年10月から順次通知が行われました。申請をした方には個人カードの配布もはじまっていて、徐々に身近なものになってきましたね。

これからマイナンバーの利用機会は増えていくと思われますが、今は厳重な取扱いが定められ、これに違反すると罰則規定もあるため、容易に利用機会を増やすことができない状況にあります。

しかし税や社会保障の手続きなど、マイナンバーが必要なケースもあり、そのような場合には自分には関係ないと思っていても決められた取扱いを守らなければなりません。

マイナンバーは番号法という法律によって規制されています。

この番号法という法律は、個人情報保護法の特別法となっており、個人情報保護法より優先され、違反した者に対して3年以下の懲役または150万円以下の罰金または併科といったように、とても厳しいものとなっています。

だからこそ、マイナンバーについてその取り扱い方を学び、どのようなことに気を付けたら良いのかを知る必要があります。

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マイナンバーを取り扱わなければならない場合とは?

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フリーランスがマイナンバーの取り扱いに気を付けなければならない場合とは、どんな場合でしょうか。

まず、自分の個人ナンバーを提供する場合、もちろん相手が利用目的を明示しているかなどを確認する必要はありますが、利用目的を明示しない相手に対して自分の個人ナンバーを提供したとしても、自分自身が罰せられることはありません。

ただし、罰せられないからといっても、個人ナンバーを悪用されては困るので、しっかりと自分の個人ナンバーは管理していくようにしましょう。

 

次に、他人の個人ナンバーを取り扱う場合です。この場合は、取扱いルールを厳重に守る必要があります

過去には、個人情報が流失し、その原因が個人情報保護法違反にあったために逮捕・起訴に至った事例もあります。

個人情報保護法の範囲でさえそのような事件となったのであれば、個人情報保護法の特別法である番号法の規制のもとでは、さらに厳しく法律が運用されていくことが予想されます。

 

フリーランスが他人の個人ナンバーを取り扱う場合として主に考えられるのが、「個人に対して報酬を支払っている場合で、源泉徴収義務がある場合」と「従業員を雇って給料を支払っている場合」が挙げられます。

税務署に提出する「支払調書」や、保管義務のある「給与所得者の扶養控除等の(異動)申告」などにマイナンバーを記載しなければならないためです。

この場合に、

「マイナンバー教えて?」

「はい、このナンバーを書いておいてくださいね」

のようでは、マイナンバーを集めた側に責任が問われる可能性があるのです。

しかし、以下に説明するような手順でマイナンバーを集め、管理すれば問題ありません。

マイナンバーの取扱いは、しっかり手順を踏むことが大切となります。

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マイナンバーを取り扱う上での5つのポイント

1. 必要のないマイナンバーは、集めないこと、見ないこと。

現在、マイナンバーが必要となる場面は、【社会保障・税制・災害対策】という3つの分野の手続きしかありません。

個人に対してマイナンバーを聞く手続きは面倒であるため、聞ける時に聞いておこうと思うかもしれませんが、必要ない場合は聞いてはいけません。

マイナンバーは運用がはじまったばかりでまだ一般に理解が進んでいないため、必要がないときにマイナンバーの提示を受けてしまうかもしれません。

例えば、領収証や請求書の発行時などに、マイナンバーが必要だと勘違いしてマイナンバーを提示する方もたまにいらっしゃいます。

そのような時に、せっかくだからと思ってマイナンバーを控えようとしてはいけません。

マイナンバーは必要ありませんと断り、必要がなければ他人のマイナンバーは見ることがないようにしましょう。

他人のマイナンバーを取り扱わなければ、番号法で規制されることもありません。

 

マイナンバーを集める必要があるときも、必要のないときには目に触れないように工夫しなければなりません。

保管場所がある場所以外で書類を受け取る場合は、マイナンバーを受け取る前に相手に書類を封筒に入れてもらい、しっかりと封をしてもらった上で受け取るようにしましょう。

マイナンバーが記載してある部分に、目隠しシールを貼る方法も有効な対策と言えるでしょう。

郵送にする場合にも、書留にするなどして、間違って関係のない第三者の目に触れることのないようにしましょう。

 

2. マイナンバーを他人から集めるときには、何に使うか利用目的を伝えること。

番号法に「マイナンバーを取得するときは、利用目的を本人に通知又は公表しなければなりません」 とあるように、マイナンバーを集める時には、利用目的を本人に伝えなければなりません。

その方法は、マイナンバーを記載してもらう書類に「源泉徴収票作成の事務のため」や「健康保険・厚生年金手続事務のため」などの文言を記載しておくと良いでしょう。

この目的は複数まとめて記載することもできます。

マイナンバーを集めた事業者は、この明示した目的の範囲内でのみマイナンバーを利用でき、明示した目的以外では使用できません。

 

「もしかしたら本人の同意があれば、自由にマイナンバーを使ってもいいんじゃない?」そう思われるかたもいるでしょう。

しかし、マイナンバーに関しては、本人の同意があったとしても明示した目的以外に使用することは禁止されています。

目的を通知又は公表したという証明とするためにも、書式の中で目的を明示し、相手にも説明をすることが大切です。

 

3. 本人確認手続きの手順を守ること。

本人確認手続きの順序として、事業者が本人から本人自身の番号を集める場合は、次の2ステップとなります。

  

■番号の確認

まず、番号が正しい番号であるかどうかの確認をしなければなりません。

番号は、個人番号カード、通知カード、個人番号カードが記載された住民票の写し、住民票記載事項証明書のいずれかの書類で確認します。

     

■本人確認

次に、その番号で手続を行っている者が、その番号の正しい持ち主であることを確認しなければなりません。

個人番号カードで番号の確認を行った場合には、個人番号カードのみで本人確認ができます。

個人番号カードがない場合には、運転免許証、旅券、在留カード、特別永住者証明書など顔写真付きの公的な身分証明書で本人確認をする必要があります。

顔写真付きの公的な身分証明書もない場合には、公的医療保険の被保険者証、年金手帳、児童扶養手当証書等を2つ以上そろえる必要があります。
その他に考えられるケースとして、年末調整を行う時、「給与所得者の扶養控除等の(異動)申告書」に従業員の扶養家族の記載がある場合です。

この場合は、従業員の家族のマイナンバーも収集する必要がありますが、その手順は本人自身から番号を集める場合と異なり、従業員本人が家族のマイナンバーを集めて、その集めたマイナンバーを事業者へ提出するという手続きになります。

したがって、番号の確認と本人の確認は、家族のマイナンバーを集める従業員自身が行うことになります。

 

また「給与所得者の扶養控除等の(異動)申告書」は毎年必要な書類であるため、個人番号の記載をしない方法もあります。

マイナンバーの保管にも厳重な取り決めがあるため、「給与所得者の扶養控除等の(異動)申告書」にマイナンバーの記載があると、これを鍵付きの保管場所に保管するなどの方法をとらなければならなくなりますので、マイナンバーを記載しなくても良いのであればこの方法のほうが良いと考えられます。

これは以下の方法で行うことができます

  1. まず、給与を支払う者と従業員との間で合意した上で、従業員が「給与所得者の扶養控除等の(異動)申告書」の余白に「個人番号については給与支払者に提供済みの個人番号と相違ない」旨を記載します。
  2. 次に給与を支払う者は、すでに提供を受けている従業員等のマイナンバーを確認します。
  3. その確認した旨を「給与所得者の扶養控除等の(異動)申告書」に表示します。


この場合、すでに提供を受けているマイナンバーと、その従業員の「給与所得者の扶養控除等の(異動)申告書」がひも付きの書類であることがすぐに分かるように、管理していかなければなりません。

   

4. マイナンバーが記載してある書類は鍵付きの保管場所に保管、パソコンにはセキュリティ対策をすること。

事業をされている方は、必要に応じてマイナンバーの記載された書類を手続きにそって収集しました、と安心するのはまだ早いのです。

その書類は通常の書類と同じように保管するのみでは、責任を問われる可能性があります。


個人事業者自身が収集したマイナンバーを管理しないで、従業員などに管理を任せる場合には担当者を決めて、その担当者以外は取り扱うことのないようにしていく必要があります。

マイナンバーを記載した書類を保管する場合であれば、鍵のついた金庫や戸棚などに保管し、その鍵の管理も特定の人しか解錠できないように工夫する必要があります。

 

あと気を付けなければならないのが、パソコン上でマイナンバーを管理している場合です。

まず外部からの不正なアクセスを防止しマイナンバーが流出しないように、ウィルス対策ソフトをインストールするなどのセキュリティ対策とります。

さらに、マイナンバーを管理しているファイルやソフトにパスワードを設定したり、そのパソコン自体にパスワードを設定して、特定の人のみがマイナンバーを管理できるように対策します。

 

5. 必要がなくなったマイナンバーは廃棄すること。

マイナンバーは必要がなくなった時点で廃棄することが義務付けられています。

各書類はそれぞれ保存期間が法定されており、例えば「給与所得者の扶養控除等の(異動)申告書」については7年間と定められていますので、この期間中は保管しておく必要があります。

この期間がすぎたら廃棄をすることとなります。

 では具体的にどうすればよいでしょうか。

  • マイナンバーの管理するために、いつ何の目的で集め、いつ何の目的に使用したか記録し、廃棄しなければならない期日についても分かるようにしておきます。
  • 廃棄しなければならなくなったら、書類についてはシュレッダーにかけるなどの方法をとり、パソコン上のデータについてはハードディスクから削除します。その削除したデータを復元することができないよう、データ削除ソフトなどを利用するなど、工夫する必要があります。

 

まとめ

以上、個人事業を行う方がマイナンバーを扱う方法について説明しました。

番号法の規制はとても厳しいのですが、しっかりと手順にしたがって管理していけば問題はありません。

また、マイナンバーは運用がはじまったばかりのため、今後、制度が改正されていくことが予想されます。

したがって、マイナンバーについての行政のアナウンスに耳をすませていく必要があります。マイナンバーについては、行政もわかりやすく情報を公開しています。

そのほかに、煩わしいマイナンバーの管理を引き受けている民間の会社もあるので管理を委託したり、マイナンバーの研修も各所で開催されていますので、これに参加したりすることも良いでしょう。

確かにマイナンバーの導入によって気を使わなければならないことや業務が増えるため、面倒に思われるかもしれませんが、今の時点で基本的な知識や管理方法を身につけることで、今後は迷うことなくマイナンバーを取扱うことができ、ご自身の事業に集中できると思います。

今のうちにマイナンバー対策をしておくことをお勧めします。

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2016.05.01

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