フリーランスが確定申告で節税するには「経費計上」がポイントです

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フリーランスとして仕事を始めたとき、一番大変なのは確定申告です。

出来るだけ納める税金を減らしたい、そう思って出来る限り経費を計上したいと考える人は多いのではないでしょうか。

フリーランスの人たちが経費計上する一方、確定申告で税理士や税務署の人たちが一番チェックするのはこの「経費」です。

一般常識に照らし合わせて「これは経費なのか?」と疑問に持たれたり、「これは多すぎじゃないか?」と数字がおかしく見えたら税務署に呼び出し、最悪な場合には税務調査の対象になってしまいます。

節税するなら正しく節税を、どのようなものが「経費」として計上できるのか、きちんと知りましょう。

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「経費」とは

領収書

経営に必要な費用、つまり基本的には仕事に関連するものならば何でも「経費」です。ただし、経費の中には領収書に書かれた費用の全額を計上できるものと、条件付きで計上出来るものがあります。
またこれはどの会社でも同じことですが、領収書が無くては経費として認められません(領収書は7年間の保管義務があります)。

但し取引が記録として残っていればいいので、通常発行されるレシートでも十分用を足します。取引の記録は自分でメモとして、レシートの裏に記載しておけば十分です。

これが書かれていれば領収書扱い

  • 支払った額
  • 支払った日付
  • 支払先
  • 支払った内容

最近のレシートにはこれらが全て記載されているので、レシートを保存しておけばわざわざ「領収書をください」と言ってレジに列を作らなくてすみます。

実際税理士さんに聞くと領収書は但し書きにシンプルに買ったものを書いていますが、レシートは品名が細かく書かれているので何を買ったのか領収書よりも分かりやすく、レシートの方が透明性が高いとのことです。

 

領収書の宛先は実は任意

前述した通り領収書として必要な項目は「支払った額」「支払った日付(発生日)」「支払先」「支払った内容」の4つのみで「宛名」は必須項目ではありません。この点について会社員からフリーランスになった人は仰天すると言います。

確かに会社で経費計上する場合は「宛先が空欄の領収書はダメ」と言明され、うっかり書いてもらうのを忘れたとき適当な人に代筆してもらったということも聞きます。

 

領収書の本来の役割は金銭を支払ったことの証明です。そのため支払者である宛名は確かに必要な情報ですが、必須なのは法人の場合です。

フリーランスの場合は領収書の宛名欄について義務化されておらず、開業届に書いた「屋号」でも良いし、例え「個人名」であっても個人事業主の場合は支払者を具体的に特定することが出来るので可、さらにペンネームで仕事している人もいるので「ペンネーム」が宛名の領収書でも税務上は問題ありません。

 

ただし宛名が空欄だからと記載するのはあまりよくありません。税理士さんに聞くと「無理に宛名を書くよりは空欄のままでいい」とのこと。発行された領収書は公的文書なので悪く表現すると偽造になってしまうそうです。

 

宛名が無くても無効ということはなく、税務上「実際どうだったのか」ということかが一番の問題なので経費の支払いが事実だと分かれば宛名が無くても大丈夫なのです。

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経費として計上できるもの

電卓

経費として計上出来るものは次の通りです。

全額経費として計上出来るもの

  • 通信費(インターネット、切手などの郵便費用、電話代)
  • 備品費(パソコンや業務で使用するソフトやプリンタ、その他インクや事務用品など)
  • 新聞図書費(書籍費用。業務で使用するあるいは仕事で必要となる書籍代)
  • 広告宣伝費(名刺やパンフレット作製費用、Web広告やリスティング費用)
  • 交際費(交流会への参加費用や仕事関連での飲食費用)
  • 営業交通費

 

通信費は電話代や切手などの郵便費用、そして業務で使用するインターネット代です。

しかし電話代には注意が必要で固定電話・携帯電話に関わらず「業務で使用しているもの」とされているので電話については「業務用」を作った方が会計処理はスムーズです。仕事とプライベート両方で使用しているものは、「按分」(条件付きで計上)で計算しなくてはなりません。

 

新聞図書費とは仕事を行う上で必要となる、もしくは業務に必要な知識を勉強する為に必要な為購入した書籍等の費用の事です。但し業務外のものは計上できません(業務にきちんと説明できればたとえマンガでもOKです)。

 

広告宣伝費は名刺やパンフレットなど紙媒体の宣伝費用だけでなく、Web広告やリスティング費用なども該当します。交際費は交流会への参加費用や仕事関連の飲食費だけでなく、取引先との付き合いの中で生じるお中元やお歳暮、ご祝儀や香典なども計上することができます。

 

営業交通費としてフリーランスの多くが電子マネーの領収書で悩んでいるそうですが、簡便な方法としては大丈夫だとのことです。確かにSuicaなどは交通費以外にも使えますが、そこは「交通費」として計上しても大丈夫なようです。

しっかりとしたいという場合は、交通系電子マネー自体を小口現金として扱い、チャージしたときに小口現金の残高が増え、使うたびに小口現金の残高が減るという方法で帳簿に記帳しましょう。

条件付きで経費として(一部)計上出来るもの

  • 食事費用
  • 家賃・水道光熱費
  • スーツ・靴などの消耗品

食事費用ですが残業してとった食事は経費として計上出来ますが、昼食は費用計上できません。

しかしランチミーティング(取引先などと打ち合わせを兼ねた昼食)は会議費用として計上出来ます。会議費用として計上する場合、これは交際費も同じですが、「誰と」を記録しておくことをおすすめします。「誰と」があることで業務上の必要性があると主張できます。

 

家賃や水道光熱費ですが事務所を別に借りている場合、事務所の家賃や水道光熱費は全額計上できますが、フリーランスの方の多くは自宅オフィスとなっています。その場合は全額ではなく仕事で使用している分だけが経費として計上出来ます(計算方法があるので個別にしっかり調べる必要があります)。

 

消耗品というと文房具などのイメージがあり、文房具などの事務用品は消耗品として全額計上出来ます(備品費として計上する人もいます、どちらでも良いようです)。

そして仕事で使うスーツや革靴などの購入費用やクリーニング費用についても税制度の変更により全額経費として認められることとなりました

(実はサラリーマンも領収書を持って会社に提出、会社が認めたという一筆を添えれば確定申告で控除できるようになりました ※自分で確定申告をする必要があります)。

 

ノマドなど線引きが難しいフリーランス

プロジェクト

フリーランスの業種は幅が広く、働き方も事務所を構える人からノマドまで様々です。

そのためフリーランスの確定申告では経費について税務署と話し合いながらセーフ/アウトを決めていく形に正直なっています。法律で定められたことに画一的に収まらないんですね。

 

そのために去年は経費として認められたのに今年は経費として認められないという「人による」という判断もあります。

ネット上のQ&Aなどで「○○は経費として認められますか?」という質問がありますが、ここで書かれた回答は参考程度にとどめておきましょう。

前述した通り明確なルールがないためアウト/セーフは税務署の人によって変わります。彼の経験があなたに当てはまるとは限らないのです。

 

特に質問で多く目立つのはノマドの人たちの喫茶店代(飲食代)は経費として認められるかです。誰かと打ち合わせしたなど誰が聞いても仕事の一部と捉えられるならばいいのですが、1人で仕事しているときに飲んだコーヒー代が認められるかどうかは不明です。

自分は認められた、○○費として計上してもいい(計上している)という経験談は多いのですが前述した通りあなたにもそれが適用されるとは限りません。参考までに次の様な計上理由があると認められやすい様です。

 

ノマドのコーヒー代が経費として認められやすい理由

  • 「仕事場(自宅)周辺が工事中で煩くて喫茶店で作業しました」

工事会社の名前や工事期間をメモしておくと説得力が増すようです

  • 「コーヒーと食事をセットにしたが、コーヒー代だけを分けて経費計上しました」

分けて計上しているということでキチンと分けているという印象を与えられるようです

 

ただ「静かな作業場」を求めたならば喫茶店でなくて無料の図書館がありますので、認められない時は潔く自費として下さい。

ただ一度でも認められたことがある時は、その年の担当してくれた人の名前やその理由をきちんと記録として残して次年度に活かすことをおすすめします。

担当する人も明確なルールがないところで困っていることも多いので、こちらから前例を、きちんと記録として提出すれば認められる可能性はグッと上がります。

 

領収書は7年間の保管が義務

経費計上するための領収書は今多くが感熱紙です。感熱紙は熱を与えると黒くなってしまいますし、時間が経つとインクが消えてしまいます。

そのためレシートや領収書は熱や光のない場所での保管をおすすめします。また万が一のためにコピーをとっておくことをおすすめします。

 

また7年間の保管は場所もとるし、管理も簡単だから領収書をスキャンしてデジタル化したいというフリーランスの声も多く聞きます。

以前の制度では税務署の承認手続きをとれば領収書や請求書をスキャナ保存することが可能したが、2015年の税制改正でスキャナ保存制度の条件が緩和され、タイムスタンプがしてあれば画像スキャンして電子データとして保存・管理が可能となりました(新制度でも税務署に承認申請書を提出する必要はあります)。

ただし未だスキャナ保存制度は紙管理に比べてお金がかかったり管理体制をしっかりしなくてはいけなかったりとやるべきことが多いので、多少場所をとっても紙での保存をおすすめします。

 

領収書の正式な保存方法は決まっていませんが、経費について聞かれたときにすぐに回答できるようにノートに貼って管理するか、封筒に入れておくかして管理することをおすすめします。

整然と管理されていることで確定申告がスムーズにいくだけでなく、きちんとしているという印象を与えて経費として計上されやすくもなります。

経費についてはこちらも参考に。

【確定申告】個人事業主の必要経費は実際どこまで落とせるのだね?

【参考】フリーランス・個人事業主はクラウド会計の導入をお早めに!

MFクラウド

公式サイト:MFクラウド会計

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